Polityka prywatności Flota Nadbałtycka

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Flota Nadbałtycka, działającą w sektorze transportu i logistyki na terenie Polski. Dokument ma na celu wyjaśnienie, jakie dane zbieramy, w jakich celach je wykorzystujemy, na jakiej podstawie prawnej to robimy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Flota Nadbałtycka (dalej: „Administrator”), prowadząca działalność w branży transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Z Administratorem można skontaktować się w szczególności:

   • drogą elektroniczną: poprzez wskazany na stronie internetowej adres e‑mail,
   • korespondencyjnie: na adres siedziby podany na stronie internetowej.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o:

   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem,
   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa usług),
   • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, jeśli jest wymagana.

4. Zakres przetwarzanych danych W zależności od rodzaju świadczonych usług transportowych i logistycznych oraz formy kontaktu z Flota Nadbałtycka, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON,
   • dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub siedziby,
   • dane związane z realizacją usług: dane dotyczące ładunku, miejsc załadunku i rozładunku, numer rejestracyjny pojazdu, dane kierowcy/y, historia zleceń,
   • dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, dane do faktur, informacje o płatnościach,
   • dane zbierane w związku z korzystaniem z serwisu internetowego: adres IP, pliki cookies oraz podobne technologie (szczegółowo opisane w części dotyczącej plików cookies).

5. Cele przetwarzania danych osobowych Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

   • zawarcie i wykonanie umów transportowych i logistycznych,
   • obsługa zapytań ofertowych i kontaktu przez formularze, e‑mail lub telefon,
   • wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz realizacja obowiązków podatkowych,
   • prowadzenie ewentualnych postępowań reklamacyjnych i dochodzenie roszczeń,
   • zapewnienie bezpieczeństwa i organizacji transportu, w tym kontakt operacyjny z klientami i partnerami,
   • administrowanie serwisem internetowym, analiza statystyczna odwiedzin i optymalizacja jego działania,
   • marketing usług Administratora – w tym przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną (jeżeli została wyrażona wymagana prawem zgoda).

6. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

   • podmiotom współpracującym z Flota Nadbałtycka przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. podwykonawcy, partnerzy biznesowi),
   • dostawcom usług IT (hosting, poczta elektroniczna, systemy logistyczne, systemy księgowe),
   • biurom rachunkowym, doradcom podatkowym lub prawnym – w zakresie niezbędnym do realizacji ich usług,
   • firmom ubezpieczeniowym, bankom i instytucjom płatniczym – w związku z zabezpieczeniem i rozliczeniem usług,
   • organom publicznym i instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, urzędy). Wszyscy odbiorcy danych są zobowiązani do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków ochrony danych.

7. Przekazywanie danych poza EOG Co do zasady dane osobowe przetwarzane przez Flota Nadbałtycka nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeśli jednak w określonych sytuacjach konieczne będzie takie przekazanie (np. z powodu korzystania z określonych narzędzi dostawców zewnętrznych), odbywać się ono będzie wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, takich jak standardowe klauzule umowne lub decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub uzasadniony interes Administratora. W szczególności:

   • dane związane z realizacją umowy – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
   • dane księgowe i podatkowe – przez okres przewidziany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane,
   • dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Flota Nadbałtycka, przysługują następujące prawa:

   • prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
   • prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
   • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
   • prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
   • prawo do przenoszenia danych – w zakresie określonym w art. 20 RODO,
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora,
   • prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Flota Nadbałtycka, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego do spraw ochrony danych osobowych w Polsce, jeśli uzna ona, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

11. Bezpieczeństwo danych Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem czy zmianą. Środki te są dostosowane do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz poziomu ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

12. Pliki cookies i technologie podobne Serwis internetowy Flota Nadbałtycka może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania strony,
    • dostosowania zawartości serwisu do preferencji użytkownika,
    • tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin,
    • poprawy jakości świadczonych usług online. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym całkowicie je zablokować. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

13. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do zawarcia i realizacji umowy, przedstawienia oferty lub skorzystania z określonych funkcjonalności serwisu. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić świadczenie danych usług lub obsługę zapytania.

14. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobów przetwarzania danych lub rozwoju usług Flota Nadbałtycka. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w serwisie internetowym z odpowiednim oznaczeniem daty obowiązywania.

15. Kontakt w sprawach ochrony danych Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kierować do Flota Nadbałtycka za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych w serwisie internetowym Administratora.